In verskeie aktiwiteitsareas van individue en regspersone word die dokumentklassifikasiestelsel wat in die grondgebied van die Russiese Federasie goedgekeur is, gebruik. Die samestelling, berging, sirkulasie en gebruik van vraestelle word deur so 'n dissipline soos kantoorwerk uitgevoer. In hierdie artikel sal ons al die aspekte daarvan bestudeer. Oorweeg die konsep en klassifikasie van dokumente, hul funksionaliteit en ander aspekte van die kwessie.
Kantoorwerk: algemene bepalings
Om mee te begin, moet daarop gelet word dat dokumentasie-ondersteuning 'n spesiale area van aktiwiteit is, wat bestaan uit die ontwerp, vorming, berging en verwerking van vraestelle. Dit is van hoe die dokument lyk en die inligting daarin, hoe die organisasie van werk daarmee geïmplementeer word, dat die tydigheid en korrektheid van die neem van een of ander bestuursbesluit, wat van 'n mate van belang is, grootliks afhang. Referate neem die aktiwiteite van ondernemings, maatskappye, firmas in ag en weerspieël dit. In hierdie verbandrekordhouding dien as 'n voorskrif van die wet. In die proses van oudits, eerstens, is daardie dokumente wat die maatskappy se aktiwiteite aanteken onderhewig aan hersiening.
wetgewende raamwerk
Voordat die tipe dokumente en hul klassifikasie ontleed word, is dit raadsaam om jouself met die wetgewende raamwerk te vergewis. Dus, die Federale Wet, wat inligting en die beskerming daarvan reguleer, stel die verpligting om inligting te dokumenteer en definieer 'n aantal basiese instellings. Die genoemde normatiewe handeling is ook bedoel om verhoudings wat ontstaan in die ontwikkeling en daaropvolgende gebruik van inligtingstegnologie te reguleer. Daar moet kennis geneem word dat die verpligte dokumentasie deur ander wette vasgestel word. Die burgerlike wetboek van die Russiese Federasie bepaal veral die wetlike raamwerk vir aktiwiteite en die ooreenstemmende prosedure vir kantoorwerk. Die Belastingkode van die Russiese Federasie stel standaardbelastingdokumente vas, wat ook een van die klassifikasies van dokumente uitmaak. Deur hulle word rekeningkunde voorsien vir die kommersiële werk van individue en organisasies, asook die tydigheid van aftrekkings van belastingbetalings en fooie op die staatsbegroting.
Benewens dit, definieer die huidige wet voorbeelde van vraestelle. Die Burgerlike Wetboek van die Russiese Federasie maak dus voorsiening vir vereistes vir die inhoud en samestelling van samestellende kontrakte, ooreenkomste, handveste, ensovoorts. Die regulasies bepaal die vorms van daardie dokumente wat gestuur moet word deur die verskillende metodes wat vandag gebruik word.
Klassifikasie van RF-dokumente
Dit is opmerklik dat die administratiewe stelsel van kantoorwerk van die Russiese Federasie 'n klassifikasie van 'n multi-vlak aard insluit. Dit is raadsaam om dit in meer besonderhede te oorweeg. Die hoofklassifikasie van dokumente veronderstel die teenwoordigheid van die volgende komponente:
- Organisatoriese en administratiewe dokumente. Dit is raadsaam om besluite, protokolle, instruksies, handveste, bevele, bepalings hier in te sluit.
- Verwysings- en inligtingstukke ingesluit by die klassifikasie van dokumente van 'n algemene aard. Ons praat van sertifikate, memorandums, handelinge, telegramme, briewe ensovoorts.
- Volgens personeel. Dit is belangrik om daarop te let dat hierdie klassifikasie van dokumente state, werkboeke, kenmerke, kontrakte, bestellings, ens insluit.
Dit is gebruiklik om sulke vorme van dokumente as individu, sjabloon en standaard uit te sonder. Die voorbeelde wat aangebied word, maak hul klassifikasie van dokumente volgens doel saam.
Ander tipes dokumente
Dit is die moeite werd om te weet dat dokumente eenvoudig of kompleks in inhoud kan wees. Die klassifikasie van rekeningkundige dokumente by die plek van aanvaarding impliseer die teenwoordigheid van eksterne en interne dokumente. Te oordeel na oorsprong, onderskei hulle tussen persoonlike en amptelike dokumente. Volgens die rakleeftyd is dit gebruiklik om sekuriteite in permanente te klassifiseer, sowel as meer of minder as 10 jaar. In ooreenstemming met die teken van publisiteit, is 'n spesiale klassifikasie van regulatoriese dokumente aangeneem, wat die teenwoordigheid van geheime en nie-geheime dokumente impliseer. Daar moet bygevoeg word dat die eerste groep vertroulik en heeltemal insluitgeheime dokumente. Volgens die opnamemetode is dit gebruiklik om te onderskei tussen klank-, handgeskrewe, elektroniese, grafiese, fotografiese en filmmateriaal, ensovoorts. Die laaste groepering word ook die klassifikasie van dokumente volgens kenmerke genoem.
Dringende en nie-dringende dokumente
Sekuriteite kan in dringend en nie-dringend geklassifiseer word. Volgens die stadiums is dit gebruiklik om konsepte, uittreksels, oorspronklikes (met ander woorde oorspronklikes), sowel as kopieë te onderskei. Dokumente van 'n staatsaard word in 'n aparte kategorie ingesluit. In ooreenstemming met die huidige wetgewing reik gemagtigde strukture instruksies, bevele, instruksies, bevele, resolusies, dekrete en besluite uit.
Primêre dokumentasie
Dit is raadsaam om 'n taamlik lywige kategorie primêre dokumente afsonderlik te oorweeg. Dit sluit referate in met agtergrondinligting wat verkry is in die proses van navorsing, ontwikkeling, waarneming en ander sosiale aktiwiteite. Daar moet kennis geneem word dat die primêre dokumentasie in die rekeningkundige afdeling gevorm word tydens die implementering van bedrywighede van ekonomiese belang. Dit dien as bewys of bewys van sekere feite wat reeds besef is. Die groep bronstukke sluit byvoorbeeld sertifikate, handelinge, fakture, lasbriewe, ensovoorts in. Vir die meeste van hulle word spesiale verenigde vorms goedgekeur. Byvoorbeeld, tot op hede is spesiale vorme van dokumente opgestel vir die verantwoording van handelsbedrywighede, vaste bates, kontantbetalings en arbeid.
Dokumentbesonderhede
As daar geen verenigde vorm vir 'n spesifieke vraestel is nie, word 'n interne vorm in die maatskappy gevorm. Nietemin, in elk geval moet sekere besonderhede daar teenwoordig wees:
- Dokumentnaam.
- Datum van samestelling.
- Organisasienaam.
- Die kern van die werking van ekonomiese belang.
- Meettoestelle.
- Lys van werknemers wat as verantwoordelik optree.
- Persoonlike handtekeninge van gemagtigde werknemers.
Interne kantoorwerk
In ooreenstemming met die instruksies van die bestuur van die struktuur en op inisiatief van die hoofde van onafhanklike departemente, is die ontwikkeling van verskeie bepalings relevant. Hierdie groepering van vraestelle sluit standaard- en individuele handelinge in. Daar moet kennis geneem word dat die inhoud van laasgenoemde hoofsaaklik verband hou met bestuurseenhede, departemente, werkswinkels wat deel is van die organisasiestruktuur van die maatskappy. Tipiese dokumentasie, as 'n reël, het betrekking op die werkswinkels van die hoofproduksie.
Jy moet weet dat die konsepregulasie deur die kontrakteur gevorm word, waarna dit met die regsafdeling van die maatskappy ooreengekom word. Indien besware of kommentaar opduik, word dit op 'n aparte papier of op 'n tweede kopie van die huidige een vermeld. Die sleutelhandeling van administratiewe aard by die onderneming is die opdrag van die direkteur. Met behulp van hierdie dokument kan die prosedure vir die aktiwiteit van die struktuur, besluite en instruksies, verskeie soorte gebeurtenisse, die resultate van werk of die resultate van oudits opgestel word.
Verslag, verduidelikende en diensnota
'n Memorandum is 'n dokument wat 'n bepaalde feit of kwessie, gevolgtrekking of voorstel stel. Dit is die moeite werd om te weet dat dit na die bestuur van die organisasie of 'n hoër struktuur gestuur kan word. 'n Memo moet verstaan word as 'n tipe brief, een van die vorme van die interne tipe korrespondensie in 'n maatskappy. As 'n reël word dit van strukturele afdelings na absoluut enige geadresseerde van die maatskappy gestuur. Die uitsondering hier is direkte leiding. Daar moet in gedagte gehou word dat 'n memo ook deur 'n spesifieke maatskappybeampte gestuur kan word. Die genoemde dokument kan gedefinieer word as informatief, proaktief of verslagdoenend.
'n Verduidelikende nota moet beskou word as 'n referaat wat dien as 'n verduideliking van die inhoud van sekere bepalings van die hoofwet (program, verslag, plan). Daarbenewens kan sy die redes verduidelik vir die nie-nakoming van instruksies van die leierskap of oortreding van dissipline.
Instruksies
Instruksies word tans in twee groepe geklassifiseer. Dokumente wat in die eerste kategorie ingesluit is, reguleer die prosedure vir die uitvoering van 'n bepaalde proses by 'n onderneming, waaraan amptenare, afdelings, ensovoorts deelneem. Daar moet kennis geneem word dat dit die posbeskrywings (die tweede groep) is wat die regte, pligte, verantwoordelikhede en funksionaliteit van spesifieke werknemers bepaal. Hierdie vraestelle kan dien as 'n verduideliking van die prosedure waarvolgens die instruksies van bevele en wette (dekrete, bevele, ens.) uitgevoer moet word. Daar moet bygevoeg word dat posbeskrywingskan van vaste of permanente duur wees. Ewigdurende sekuriteite word egter in elk geval elke 3-5 jaar hersien en hersien.
Gevolgtrekking
Dus, ons het die konsep, die hoofklassifikasies van sekuriteite en ander aspekte van die onderwerp oorweeg. Ten slotte moet daarop gelet word dat kantoorwerk op die grondgebied van die Russiese Federasie vandag 'n redelik ontwikkelde kategorie is. Op die huidige stadium van die menslike lewe sluit hierdie aktiwiteit die versekering van die bekwame en tydige vorming van die nodige dokumente in, sowel as die organisering van werk met handelinge (naamlik ontvangs, versend, verwerking, voorbereiding, beheer, berging, registrasie, sistematisering, voorbereiding vir argiveer en vernietig). Die regulering van kantoortegnologie word in ooreenstemming met 'n aantal gebiede geïmplementeer. Dit is raadsaam om standaardisering, wetgewende regulering in te sluit, asook die vorming van wetlike en regulatoriese en metodologiese handelinge van nasionale belang.
Op die een of ander manier vereis die organisasie en daaropvolgende rekordhouding die verpligte teenwoordigheid van spesiale vaardighede en professionele kennis. Dus, vir die implementering van hierdie werk in maatskappye, word toepaslike departemente of dienste geskep. Dit is opmerklik dat in klein firmas sekretaresses besig is met kantoorwerk, en werknemers wat deur die hoof gemagtig is, is verantwoordelik vir die stand van die onderneming se dokumente. In elk geval moet elke groepering van dokumente sy plek hê. Gewoonlik word hulle in spesiale vuurvaste kaste gestoor. EnLaastens kan werknemers onderhewig wees aan dissiplinêre stappe vir onbehoorlike rekordhouding. Dit moet onthou word wanneer kennis in die praktyk toegepas word.
