Kommunikasie is noodsaaklik vir die sukses van enige organisasie. Dit is 'n soort "sirkulasiestelsel" van enige onderneming. Suksesvolle bestuurders, topbestuurders en bekwame professionele persone het sukses behaal grootliks as gevolg van kommunikasievaardighede. Hoe om interpersoonlike, groep- en organisatoriese kommunikasie te versterk en terselfdertyd te ontwikkel, sal breedvoerig in ons artikel beskryf word.
Kommunikasieproses - wat is dit?
Kommunikasie is 'n prosedure vir die uitruil van inligting, op grond waarvan die bestuurder die inligting bekom wat nodig is om effektiewe besluite te neem, en ook die besluite wat geneem word na die werknemers van die onderneming bring. In die geval van swak kommunikasieprestasie kan besluite foutief blyk te wees. Mense sal nie goed verstaan wat die owerhede van hulle vereis nie, en dit is belaai met 'n verbrokkeling in interpersoonlike verhoudings. Die doeltreffendheid van kommunikasieprosesse word dikwels bepaal deurdie kwaliteit van besluite en hoe dit in die toekoms geïmplementeer sal word.
Inligting speel 'n spesiale rol in die implementering van interpersoonlike en organisatoriese kommunikasie. Dit is die resultaat van kommunikasie, die eksterne manifestasie van die kommunikatiewe prosedure. Inligting neem 'n spesiale plek in die verbale gedrag van 'n persoon in. Dit gaan van een onderwerp na 'n ander oor. Terselfdertyd kan individue, groepe of hele organisasies hier as onderdane optree.
Kommunikasie kan gedoen word deur idees, menings, vaardighede, feite, persepsies of sensasies oor te dra. Dit vereis om die verlangde reaksie in reaksie te kry. Terselfdertyd moet in ag geneem word dat die stelsel van organisatoriese kommunikasie en inligting verskillende verskynsels is, alhoewel hulle onderling verbind is. Kommunikasie is dus nie net wat oorgedra word nie, maar ook hoe hierdie “iets” oorgedra word. Inligting is slegs 'n integrale deel van die kommunikasieproses.
Organisatoriese kommunikasiestelsel
Kommunikasie is 'n proses waarin twee of meer mense sekere inligting uitruil. Die hoofdoel van organisatoriese kommunikasie is om 'n begrip te verkry van die inligting wat uitgeruil moet word. Die feit van die uitruiling waarborg immers nie die sukses van die geïmplementeerde prosedure nie.
Die organisatoriese kommunikasiestelsel bestaan uit verskeie vakke:
- sender - 'n persoon wat 'n idee genereer of inligting kies vir oordrag;
- kanaal - 'n manier om 'n stel inligting oor te dra;
- ontvanger - die persoon wat die inligting ontvang en dit interpreteer;
- boodskappe - direkte inligting geënkodeer in 'n reeks spesifieke karakters.
Sender en ontvanger is die twee hoofentiteite. Tydens die kommunikasieproses gaan hulle deur verskeie onderling verwante stadiums. Hulle taak is om 'n boodskap saam te stel en 'n kanaal te gebruik om dit op so 'n manier oor te dra dat beide partye die oorspronklike idee op dieselfde manier interpreteer. Dit is 'n taamlik moeilike taak, aangesien elke verdere stap die betekenis van die idee kan verdraai.
Die vier stadiums van interpersoonlike en organisatoriese kommunikasie lyk soos volg:
- genereer 'n idee;
- kodering en keuse van die verlangde inligtingoordragkanaal;
- oordrag van inligting;
- dekodering.
'n Bietjie meer oor elke stap.
Kommunikasie-elemente
Dikwels kan die kommunikasieprosedure slegs 'n paar sekondes neem, en daarom is dit redelik moeilik om enige spesifieke stadiums daarin uit te sonder. Nietemin het sosioloë vier hoofstadia van die kommunikasieproses geïdentifiseer en ontleed.
Die eerste fase word ideegenerering genoem. Organisatoriese kommunikasie is 'n prosedure wat begin met die formulering van sekere inligting. Die sender los die probleem op deur 'n boodskap te lewer. Dikwels misluk sulke pogings reeds in die eerste stadium, aangesien die sender nie genoeg tyd spandeer om oor die idee te dink nie.
Baie kenners beklemtoon die belangrikheid, selfs die oorheersendewaarde van die eerste fase. “Moenie begin praat voor jy begin dink nie,” het Jefferson Davis,’n held van die Amerikaanse Burgeroorlog, eenkeer gesê. Jy moet altyd dink oor die idee wat jy aan die ontvanger wil oordra. Jy moet seker wees van die relevansie en toereikendheid van hierdie idee, sowel as die spesifieke situasie en doel.
Die tweede stap word enkodering en kanaalkeuse genoem. Die organisasiekultuur van kommunikasie vereis die herformulering van die idee wat die sender in sekere simbole wil oordra. Dit kan woorde, gebare, intonasies of iets anders wees. Dit is die kodering wat 'n idee in 'n volledige boodskap verander.
Om die idee goed oor te dra, moet die sender 'n kanaal kies wat versoenbaar is met die tipe karakters wat vir enkodering gebruik word. Die bekendste is spraak, skrif en verskeie soorte elektroniese media: video-opnames, e-pos, rekenaars, ens. Oordrag van materiaal is nie moontlik as die kanaal nie geskik is vir die fisiese vorm van die geselekteerde karakters nie. Daar moet ook kennis geneem word dat die doeltreffendheid van kommunikasieprosesse verminder kan word indien die kanaal nie ooreenstem met die idee wat in die eerste fase ontwikkel is nie.
Die derde fase in die prosedure van interpersoonlike, groep- of organisatoriese kommunikasie is die direkte oordrag van inligting. Die sender gebruik die kanaal om die boodskap te lewer - die geënkodeerde idee word fisies oorgedra.
Laastens word die laaste stap dekodering genoem. Die ontvanger vertaal die ontvangde karakters wat deur die sender saamgestel is ineie gedagtes. Voltooiing van kommunikasie hou verband met die formulering van die idee deur die twee onderwerpe van die proses.
tipes kommunikasie
Organisatoriese kommunikasie is 'n breë en baie lywige proses wat baie verskillende elemente bevat. Volgens die mees algemene klassifikasie word die kommunikatiewe prosedure in interne en eksterne verdeel. Die eksterne proses is die interaksie tussen die organisasie en die eksterne omgewing. Boonop beïnvloed eksterne faktore die aktiwiteite van die organisasie sterk.
Besighede gebruik 'n verskeidenheid maniere om met die komponente van hul eksterne omgewing te kommunikeer. Bestaande potensiële verbruikers ontvang die nodige inligting deur middel van advertensies of ander maniere om goedere te bevorder. Van die allergrootste belang hier is 'n sekere beeld wat die organisatoriese beeld uitmaak.
Die tweede tipe kommunikasie word intern genoem. Dit is intra-organisatoriese skakels tussen verskillende vlakke en departemente. Hulle kan formeel of informeel wees.
Formele kommunikasieskakels is verskynsels wat bepaal word deur die organisasiestruktuur van die onderneming, die verhouding tussen bestuursvlakke en funksionele eenhede. Informele kommunikasie is die sogenaamde "gerugtekanaal". Gerugte word nie altyd as onakkurate inligting beskou nie. Studies toon dat meer as 80% van organisatoriese gerugte 'n baie werklike en goed gefundeerde gebeurtenisbasis het.
Organisatoriese kommunikasie is die wydste stelsel van informele kanale. Dit kan die volgende tipe inligting insluit:
- verandering van die organisasiestruktuur;
- komende promosies en oordragte;
- besonderhede van organisatoriese dispute;
- komende produksiebesnoeiings;
- informele vergaderings, ens.
Volgens 'n ander klassifikasie word die struktuur van organisatoriese kommunikasie deur vlakke gevorm. So, die prosesse van inligtingoordrag kan vertikaal geïmplementeer word - dit wil sê, hulle kan dalende en stygende wees. Die dalende groep inligtingsprosesse is die oordrag van inligting van 'n hoër vlak na 'n laer een - byvoorbeeld wanneer 'n werknemer gevra word oor take, prioriteite, gewenste resultate, ens. Opwaartse kommunikasie word uitgevoer in die vorm van voorstelle, verslae, verduidelikende notas, ens.
Jy moet ook die kommunikasieprosesse tussen departemente, tussen die werkgroep en die owerhede, vakbondverteenwoordigers en bestuur, ens.beklemtoon.
Tipes kommunikasie-hindernisse
Die doeltreffendheid van 'n organisasiekultuur van kommunikasie kan merkbaar verminder word as gevolg van sogenaamde hindernisse - interpersoonlike hindernisse. Op die stelselvlak word hulle in verskeie tipes verdeel.
Die eerste versperring kan as gevolg van perseptuele toestande wees. Die taak van 'n bestuurder of enige ander verteenwoordiger van die beheerstruktuur is om die essensie van persepsie te verstaan, om "werklikheid vir die individu" te bepaal. Dit is bekend dat mense nie reageer op werklike verskynsels in hul omgewing nie, maar opmaniere om hierdie verskynsels waar te neem. Deur die faktore te verstaan wat persepsie beïnvloed, kan baie hindernisse oorkom word.
Die mees algemene voorbeeld van 'n perseptuele versperring is die konflik tussen die aktiwiteitsvelde van die ontvanger en die sender. Dieselfde inligting kan op verskillende maniere geïnterpreteer word, afhangende van hul ervaring. Mense kan inligting selektief ontvang, met inagneming van hul belangstellings, sienings, vereistes en emosionele toestand.
Die volgende organisatoriese kommunikasieversperring word semanties genoem. Semantiek is die wetenskap om woorde te gebruik en betekenis daaraan te gee. Dikwels lei sekere woorde tot misverstande, aangesien hulle hul betekenis kan verander na gelang van die konteks.
Nie-verbale hindernisse is die derde groep kommunikasie hindernisse. Ons praat van enige karakters behalwe woorde. Dit is 'n glimlag, 'n gespanne gesig, gegroude wenkbroue, oogkontak en meer. Veral belangrik hier is die intonasie – hoe presies die woorde uitgespreek word. Een en dieselfde frase kan 'n ander karakter kry, 'n ongelyke emosionele konnotasie.
Oneffektiewe terugvoer is die vierde problematiese faktor in organisatoriese kommunikasie. Almal weet wat die waarde is van ten minste een of ander reaksie op die gestuurde boodskap. Andersins sal een van die partye die kommunikasie as misluk beskou.
Probleemoplossing in die organisatoriese kommunikasiestelsel
Tans is verskeie strategieë ontwikkel omkommunikasie-hindernisse effektief te oorkom en die doeltreffendheid van kommunikasie op die vlak van organisatoriese werknemers te verbeter.
Eerstens moet die bestuur van die onderneming aandag gee aan die ontwikkeling van kommunikasievaardighede van hul werknemers. Die gewildste metode van interaksie tussen vakke is aktiewe luister. Die betekenis van hierdie tegniek lê in die vermoë van die luisteraar om die spreker te help om presies te sê wat hy aanvanklik bedoel het om oor te dra. Daar is verskeie beginsels van aktiewe luister:
- vra vrae, maar moenie die spreker onderbreek nie;
- gee die gespreksgenoot aan jou weg, vorm 'n vriendelike en warm atmosfeer;
- wees geduldig en vermy konflik tydens die leerfase;
- betoon simpatie en belangstelling in die gespreksgenoot;
- probeer om afleidings te neutraliseer, vermy inmenging van buite.
Tweedens, base moet hul eie wense en idees uitklaar voordat hulle dit deurgee. Dit is nodig om gereeld kwessies en probleme wat tot voorwerp van oordrag gemaak moet word, te dink en te ontleed.
Doeltreffende organisatoriese kommunikasie kan bereik word deur die gebruik van tegnieke soos om terugvoer te gee, "van buite af te kyk", vatbaarheid vir potensiële probleme, ens.
Interpersoonlike kommunikasie
Enige vorm van organisatoriese kommunikasie sal slegs as suksesvol beskou word as die hoofelemente daarvan blyk om kwalitatief gevorm te wees -verskynsels van interpersoonlike kommunikasie. Hoe om kommunikasie tussen twee of meer vakke korrek te ontwerp? Om te begin, is daar 'n paar beginsels om in gedagte te hou:
- onomkeerbaarheid van vernietiging van wat gesê of gestuur is;
- terugvoer as 'n onontbeerlike voorwaarde van die kommunikasieproses;
- onomkeerbaarheid en onafwendbaarheid van interpersoonlike kommunikasie in die samelewing.
Daar is drie hoofvorme van kommunikasie. Dit is 'n bekende dialoog, monoloog en polyloog. Dit is laasgenoemde vorm wat 'n besondere rol speel in die bou van 'n organisatoriese vorm van kommunikasie.
Maniere om kommunikasieprosesse te optimaliseer
Gee spesiale aandag aan terugvoer. Dit is 'n noodsaaklike element van organisatoriese kommunikasie. Die rol van hierdie komponent kan nie onderskat word nie. Dit is die reaksie wat die kommunikasieproses die mees kwalitatiewe en effektiefste maak.
Hou in gedagte dat terugvoer tydig en duidelik gestruktureer moet wees. Dit moet 'n geparafraseerde oorspronklike boodskap en 'n aantal ophelderende vrae bevat. Dit is ongewens om die oorspronklike boodskap te evalueer - beide negatief en positief.
Die mees algemene en betroubare manier om terugvoer te kry, is om vrae te vra. Meestal is dit nodig om die inkomende boodskap te vergelyk met wat die ontvanger oorspronklik wou hoor. Dieselfde geld vir die sender: hy kan addisionele vrae aan die ontvanger stel om die gestuurde materiaal te vergelyk met wat oorspronklik veronderstel was om geformuleer te word.
Vireffektiewe bestuur van organisasiekommunikasie, is dit nodig om werknemers se tegniese kommunikasievaardighede te probeer ontwikkel - naamlik die skryf van memo's, die gebruik van faks, e-pos, ens.
Bestuurstelsels en 'n kultuur van kommunikasie moet duidelik gevestig word. Moderne organisasies kan "hot lines" van 'n korporatiewe tipe gebruik - wanneer werknemers inligting-uitruiling te eniger tyd kan gebruik, verduidelikende vrae kan vra, hul gedagtes en waarde-oordele kan uitspreek, gesamentlike pieknieks, uitstappies, ens. Al hierdie is informele voorbeelde van organisatoriese kommunikasie
Dus, daar is 'n hele paar maniere om die doeltreffendheid van organisatoriese kommunikasie te verbeter. Terselfdertyd bly een vraag relevant: hoekom is data-uitruil- en kommunikasieprosedures hoegenaamd nodig? Watter betekenis het hulle en watter betekenis dra hulle? Kom ons probeer dit verder uitvind.
Die belangrikheid van kommunikasie in die organisasieproses
Die moderne tydperk in die ontwikkeling van kommunikasieprosesse stel ons in staat om hierdie verskynsel te evalueer as 'n produk wat bepaal word deur die behoeftes van sosiale produksie. Tradisionele faktore soos arbeid, grond en kapitaal sal slegs funksioneer as data-uitruil- en kommunikasieprosedures doeltreffend gebruik word.
Kommunikasie word verstaan as 'n stelsel van inligtingoordrag en reaksie. Dit is die uitruil van kennis, intellektuele eiendom, verskeie soorte inligting, ens. Die prosedure vir die spesialisasie van bestuurskommunikasie-aktiwiteite word uitgelig in'n spesiale tipe professionele diens, die doel daarvan is die effektiewe vorming en bekwame ontwikkeling van alle tipes organisatoriese kapitaal. Hierdie doelwit kan slegs bereik word deur die gebruik van spesiale tegnologieë, gereedskap, metodes en meganismes vir die oordrag van inligting.
Dit is bekend dat daar sonder kommunikasie geen kommunikasie is nie, en sonder kommunikasie kan daar geen sprake wees van die bestaan van enige groep nie. Kommunikasie is dus 'n bepalende voorwaarde vir die ontwikkeling van die groep en sy lewe.
Alle kommunikasie kan in twee groepe verdeel word: formeel en informeel. Die eerste groep sluit elemente van die voorgeskrewe tipe in, dit wil sê dié wat in die beheerproses plaasvind. Informele tipes kommunikasie het 'n kleiner aandeel. Hulle ontstaan spontaan en word meestal nie bespreek nie. Terselfdertyd is elke werknemer bewus van die feit van hul bestaan.
'n Bestuurder of ander leier moet die kommunikasiemiddele goed bemeester. Sy verantwoordelikhede sluit in die korrekte gebruik van die ontvangde gereedskap in die proses van kommunikasie, die oorkom van hindernisse en hindernisse.
Die organisatoriese gedrag van kommunikasie is om inligting aan bestuurders en besluite aan presteerders oor te dra. Sonder kommunikasieprosesse is dit onmoontlik om 'n organisasie te bou, asook om die koördinering van menslike aktiwiteite te verseker.
Dus, die inligtingoordragprosedure help in alles: dit laat jou toe om 'n verband tussen 'n spesifieke organisasie en die eksterne omgewing te verskaf, om te organiseerinteraksie van alle bestuursfunksies en konsekwentheid van besluite wat geneem is.
tipes kommunikasienetwerke
Wanneer oor die stelsel van organisatoriese kommunikasie gepraat word, is dit nodig om die konsep van 'n kommunikasienetwerk uit te sonder. Twee organisatoriese eenhede wat deur 'n lyn verbind word, word 'n kanaal genoem. Ten tyde van inligtingoordrag kan 'n kanaal twee of meer organisatoriese eenhede koppel. Dit is hoe 'n inligtingsnetwerk gevorm word - 'n redelik algemene verskynsel vir enige organisasie.
Netwerke is oop en gesluit. Oops het geen hindernisse vir die vloei van inligting deur die beskikbare kanale nie. Dit is byvoorbeeld 'n "ketting" - 'n lineêre verband vir die oordrag van inligting. "Ketting" is effektief vir herhalende, roetine-operasies, maar is swak geskik om in voortdurend veranderende toestande te werk. 'N Soortgelyke skema is "Wheel". Alle inligting sal vroeër of later na die werknemer gaan wat 'n sentrale posisie beklee.
Geslote netwerke is beperk in hoe inligting versprei word. Hulle word gebruik deur organisasies wat handelsgeheime bewaar.
