Die artikel verskaf verduidelikings vir konsepte soos inkomende en uitgaande dokumentasie, dokumentvloei en sy struktuur, dokumentvloei, sy modus en siklaliteit, interne en eksterne dokumentasie. Die maniere om die nodige inligting uit te lig en die berging daarvan in huidige sake en argiewe tydens kantoorwerk word gegee.
Soorte dokumentvloei
In hierdie era van inligting is dit onmoontlik om die werking van enige struktuur van produksie, verbruik, regulering of verspreiding sonder dokumentasie voor te stel. Werk met dokumentasie in vandag se inligtingstuk en elektroniese oplewing word al hoe meer kompleks. Die draers van inligting is besig om te verander, die mense wat dit verwerk verander, die regsveld vir die gebruik van inligting is besig om te verander. Die konsep en struktuur van die dokumentvloei is ook onderhewig aan verandering.
Dokument as 'n eenheid van dokumentvloei
'n Dokument is inligting wat opgeteken is in die vorm van enige wesenlike voorwerp. 'n Dokument kan 'n foto, video, oudio-opname wees, om nie eers te praat niepapiermedia en lêers. Maar 'n dokument word slegs 'n dokument as dit 'n aantal nodige vereistes het. Hierdie vereistes word besonderhede genoem en is verpligte kenmerke wat deur wet of regulasies vir sekere soorte dokumente vasgestel word. Vir registrasie van organisatoriese en administratiewe dokumente, byvoorbeeld, is daar GOST R 7.0.97-2016. Een van die belangrikste besonderhede is die datum van die dokument (soms selfs die tyd).
Wat is dokumentvloei
Dokumentvloei is die beweging van dokumente tussen inligtingskeppingspunte, inligtingverwerkingspunte, inligtingstoorpunte en direkte gebruikers van inligting. Dokumentvloei verskil baie in die tipe dokumente en hul inhoud, modus en siklaliteit, metodes van beweging, ens.
Dokumentvloei in 'n organisasie (wat ook ondernemings beteken) word volgens rigting in inkomende en uitgaande verdeel. Elke tipe vloei moet van mekaar geskei word om foute en verwarring in die werk met dokumente te vermy.
Inkomende dokumentvloei bestaan uit dokumente wat per pos, e-pos na die organisasie kom, met opset gebring (per koeriers). Dokumente by die ingang moet gesorteer word, onnodig - na die asblik verwyder word. Die nodige of moontlik nodige dokumente moet in joernale (papier of elektronies) aangeteken word wat die datum van ontvangs, die naam van die dokument en sy besonderhede (datum van die dokument, naam van die sender, ens.) aandui, die organisatoriese eenheid waarheen die dokument is gestuur.
Uitgaande dokumentvloei bestaan uit dokumente wat geskep is enuitgereik of verwerk deur die organisasie. Alle uitgaande dokumente moet 'n reeksnommer kry, dit word nagegaan vir die teenwoordigheid van die nodige besonderhede en hul korrektheid, dit moet aangeteken word in die joernale wat die datum aandui (in die reël is dit die datum waarop die dokument onderteken is), die uitgaande nommer en die kode van die departement wat die dokument voorberei het.
As dit onmoontlik is om die dokumentvloei onmiddellik te verwerk (die skerp toename daarvan), is dit nodig om die aantal werknemers wat dokumente verwerk, te vermeerder om foute en vertragings te vermy, wat dikwels baie duur vir die organisasie is.
Tipe dokumentvloei kan baie verskil, dit hang alles af van die tipe aktiwiteit van die organisasie en die metodes van sy werk.
Vir groot organisasies en ondernemings is 'n behoorlik gestruktureerde dokumentvloei net so belangrik soos die vloei van materiaal of produkte. Vir groot vloei van dokumente word selfs dokumentêre tegnologiese prosesse ontwikkel en toegepas.
Die konsep van eksterne en interne dokumentvloei
Benewens inkomende en uitgaande inligting in 'n organisasie, intern, d.w.s. inligting geskep en gebruik slegs binne die organisasie self. Hierdie inligting kan 'n sekere mate van geheimhouding hê en selfs binne dieselfde departement nie publiek beskikbaar wees nie. Die uitruil van briewe tussen departemente van dieselfde organisasie word gewoonlik nie aanvaar nie. Vir dokumentêre kommunikasie word die sogenaamde diensnotas (verslae, verduidelikende notas, sertifikate) wat deur die departementshoofde onderteken is, gebruik. Benewens memo's inorganisasies bedryf bestellings, instruksies, sertifikate, tegniese dokumentasie en ander dokumentasie.
Die interne dokumentvloei om hierdie redes moet duidelik gereguleer word sodat geheime inligting nie in openbare plekke val nie, selfs in die vorm van uittreksels of dele. Daarom is binne-inligting nie bedoel om verder as die organisasie te gaan nie, en soms oor die grense van een eenheid. In hierdie geval word sulke inligting slegs van departement tot departement oorgedra met die toestemming van die departementshoof en word dit noodwendig tydens oordrag (selfs na die argief van die organisasie) in spesiale joernale aangeteken wat die ontvanger aandui en sy gesag bevestig om te ontvang (toestemming om met dokumente te werk).
Dokumentvloeiparameters
Dokumentvloei is 'n komplekse stelsel wat deur die volgende parameters gekenmerk word:
- inhoud (of watter funksies dit verrig);
- struktuur;
- modus en siklaliteit;
- direction;
- volume;
- ander.
Inhoud of funksionaliteit
Hierdie dokumentvloeiparameter is 'n lys van die dokumente wat deur die organisasie gebruik word en die samestelling van die inligting vervat in hierdie dokumente. Hierdie waarde is konstant vir 'n klein aantal organisasies wie se aktiwiteite baie spesifiek en konstant is oor tyd (gewoonlik is dit howe, argiewe, registers en ander nie-produksie-organisasies). Vir die meeste organisasies, veral produksies, is die dokumentvloei 'n nie-konstante waarde wat in veranderafhangende van verskeie veranderinge: tipe aktiwiteit, vennote, tegnologieë, materiaal, wetgewing en ander vereistes van veranderende produksie en tydelike veranderinge.
Dokumentvloeistruktuur
Die konsep en struktuur van die werkvloei kan beskryf word deur die kenmerke waarmee die klassifikasie van dokumente en hul indeksering gegee word, die hele oriënteringstelsel word gevorm in die verwysingsapparaat van die organisasie se dokumente. Tipies stem so 'n struktuur ooreen met die tipe en doel van die dokumentvloei.
Modus en siklusse
Hierdie parameters bepaal die veranderinge in die vrag inligting wat oor tyd inkom. Dit is byvoorbeeld 'n skerp toename in die hoeveelheid werk met die persoonlike lêers van aansoekers van 'n opvoedkundige instelling tydens die toelatingsveldtog of met studente se dokumente tydens die sessies en graduering.
Sulke veranderinge hou verband met die interne ritmes van die organisasie en is gewoonlik redelik voorspelbaar en beplan.
Veranderinge in dokumentvloeirigting
Hierdie veranderinge hou verband met die inhoud van die werk van die inligtingverwerkingseenheid. Dit is verskille in die maniere om dokumente te registreer, maniere om die sperdatums vir die uitvoering van dokumente te moniteer, maniere om daarmee kennis te maak, en veral die goedkeuring en koördinering van verskeie dokumente. Veranderinge in die rigting van dokumentvloei sal ook beïnvloed word deur interne veranderinge in die struktuur en rigting van organisasies.
Dokumentvloeivolume
Die volume van dokumentvloei is die bedragdokumente (beide oorspronklikes en afskrifte), wat beide uitgedruk kan word deur die aantal dokumente self en deur die aantal velle, karakters, die aantal kunstenaars en persone met wie die dokument ooreengekom is. Byvoorbeeld, die aantal vennootorganisasies waarmee jy op 'n kontrak moet ooreenkom, of waarmee jy dit moet onderteken.
Die organisasie se werkvloei sluit die totale aantal dokumente in alle vloeie in.
Verbetering van werk met dokumentvloei in die organisasie
Om hierdie werk te verbeter, is dit nodig om die hele papierwerkproses te bestudeer, duidelike aanbevelings daar te stel wat die proses tegnologies bekwaam maak: verwyder duplisering wanneer daar met dokumente gewerk word, sluit dokumentgoedkeuring deur departemente uit wat nie daarmee verband hou nie. Hoe groter die dokumentvloei, hoe meer gelaai is die administratiewe apparaat van die organisasie, of ten minste die meeste daarvan.
Een van die hoofpunte van die verbetering van die werk van personeel met dokumente is die vlak van hul professionele opleiding in alle stadiums van die dokumentvloei, die optimale werklading van personeel, duidelike regulering van werk met 'n dokument in elke departement.
Regulering en standaardisering met groot dokumentvloei maak dit moontlik om meganisasie en kantooroutomatisering te gebruik, verminder die aantal werknemers wat met dokumente werk tot die optimale getal.
Ongelukkig word inligting oor die volume dokumentvloei gewoonlik onderskat weens onvolmaakte rekeningkundige metodes.
Basiesmoderniteitsvereistes vir dokumentvloei
- Reëlmatigheid. Enige opeenhoping of mislukking in die vloei van inligting in menslike aktiwiteit lei tot ontwrigting van die hele stelsel as geheel. 'n Toename in die volume dokumente moet vooraf oorweeg en beplan word.
- Beheerbaarheid. Die vloei van inligting kan en moet bestuur word. Die kantoorstelsel moet nie net stabiel wees nie, maar ook buigsaam in werking; personeel moet universeel opgelei word in alle kantoorbedrywighede.
- Gedurig verbeter die doeltreffendheid van werkvloei deur die rasionalisering, meganisasie en outomatisering van arbeid.
- Gereelde samestelling en opdatering van roetetegnologiese kaarte van die beweging van dokumente met aanduidings van spertye, kunstenaars, ens.
- Standardisering van dokumente, metodes van hul verwerking, behoorlike argivering, aanwysing van stoorplekke vir elke dokument versnel die soektog na dokumente en werk daarmee.
