Ontwerp organisasiestrukture is 'n stap-vir-stap metodologie wat wanfunksionele aspekte van werkvloei, prosedures en stelsels identifiseer, dit herbelyn met huidige besigheidsrealiteite en doelwitte, en dan planne ontwikkel om nuwe veranderinge te implementeer. Die proses is daarop gemik om beide die tegniese en personeelaspekte van die besigheid te verbeter.
Vir die meeste maatskappye lei die ontwerpproses tot 'n groter verbetering in die organisasie, resultate (winsgewendheid, kliëntediens, interne bedrywighede) en werknemers wat bemagtig en toegewyd is tot die besigheid.
Die kenmerk van die ontwerpproses is 'n omvattende en holistiese benadering tot organisatoriese verbetering wat alle aspekte van die korporatiewe lewe raak, sodat jy die volgende voordele kan bereik wanneer jy die regte metodologie ontwikkel:
- Fantastiese kliëntediens.
- Verhoog winsgewendheid.
- Afname in bedryfuitgawes.
- Verbeterde doeltreffendheid en siklustyd.
- 'n Kultuur van toegewyde en betrokke werknemers.
- 'n Duidelike strategie vir die bestuur en groei van jou besigheid.
Ontwerp verwys na die integrasie van mense met kernbesigheidsprosesse, -tegnologieë en -stelsels. 'n Goed ontwerpte organisasie verseker dat die vorm van die maatskappy in ooreenstemming is met sy doel of strategie, die uitdagings wat met die realiteite van die besigheid geassosieer word, die hoof bied en die waarskynlikheid grootliks verhoog dat die kollektiewe pogings van mense suksesvol sal wees.
Namate maatskappye groei en uitdagings in die eksterne omgewing meer kompleks word, word die besigheidsprosesse, strukture en stelsels wat eens gewerk het hindernisse vir doeltreffendheid, kliëntediens, werknemersmoraal en finansiële winsgewendheid.
Organisasies wat nie periodiek opdateer nie, ly aan simptome soos:
- Ondoeltreffende werkvloei met geen waardetoevoegingsonderbrekings en stappe nie.
- Oorpoging ("ons het nie tyd om dit reg te doen nie, maar ons het tyd om dit weer te doen")
- Gefragmenteerde werk met min aandag aan die groter goed.
- Gebrek aan kennis en klantoriëntasie.
- Gebrek aan aanspreeklikheid ("Dis nie my werk nie").
- Dek en blameer in plaas daarvan om probleme te identifiseer en op te los.
- Vertragings in besluitneming.
- Mense het nie die inligting of die gesag om probleme op te los nie.
- Bestuur, nie frontlinie nie, is verantwoordelik om probleme op te los wanneer dinge verkeerd loop.
- Dit verg baietyd om iets te doen.
- Stelsels is swak gedefinieer of versterk wangedrag.
- Wantroue tussen werkers en bestuur.
Metodes gebruik
Dit is belangrik om in ag te neem dat verskillende stelsels van interaksie betrokke is. Alhoewel die proses van ontwerp van organisasiestrukture aanpasbaar is by die grootte, kompleksiteit en behoeftes van enige firma, is dit nie beperk tot die interne eise van die hoër bestuur nie. Elke oplossingspad word individueel uitgewerk. Die stelsel self is gebaseer op die volgende metodes, wat hieronder gelys sal word.
1. Handves van die beplanningsproses
As senior bestuurders het julle saamgekom om huidige besigheidsresultate, die stand van die firma, omgewingsvereistes en die behoefte om so 'n proses te begin, te bespreek. Wat is die volgende aksies? Jy vestig 'n handves vir die organisatoriese ontwerpproses. Dit sluit die "rede vir verandering", gewenste uitkomste, omvang, hulpbrontoewysing, tydsberekening, deelname, kommunikasiestrategie en ander parameters in wat die projek sal rig.
Die bestuur kan van tyd tot tyd deur óf 'n strategiese beplanningsproses óf 'n spanontwikkelingsproses gaan voordat 'n projekveranderingsinisiatief begin word, afhangende van hoe duidelik hulle hul strategie verstaan en hoe goed hulle as 'n span saamwerk.
2. Nuwe beleidsontwikkeling
Die bestuurspan (of ander wat genooi is om aan die proses deel te neem) kyk vorentoe en ontwerp organisatoriesestrukture wat aanbevelings vir 'n "ideale toekoms" insluit. Op hierdie vlak sluit die stappe in hierdie proses in:
- Bepaal jou hooforganiseringsbeginsel.
- Optimalisering van kernbesigheidsprosesse wat inkomste of resultate vir kliënte tot gevolg het.
- Dokumentasie en standaardisering van prosedures.
- Organisering van mense rondom kernprosesse. Bepaling van die aantal personeel wat vir die hoofwerk benodig word.
- Definieer take, funksies en vaardighede. Wat is die prestasiemaatstawwe vir elke spanfunksie? Hoe word hulle beoordeel en aanspreeklik gehou?
- Identifiseer toerusting, uitleg en personeelbehoeftes vir verskeie spanne en departemente regdeur die organisasie.
- Definieer ondersteuningshulpbronne (finansies, verkope, personeel), missie, personeel en waar hulle geleë moet wees.
- Definieer 'n bestuurstruktuur wat strategiese, koördinerende en operasionele ondersteuning bied.
- Verbetering van koördinasie- en ontwikkelingstelsels (aanstelling, opleiding, vergoeding, inligtingsdeling, doelwitstelling).
Op 'n sekere punt verander die ontwerpproses in oorgangsbeplanning, aangesien kritieke implementeringsdatums vasgestel word en spesifieke aksieplanne vir die implementering van die nuwe projek geskep word.
En 'n belangrike deel van hierdie stap is om vordering aan ander lede van die organisasie te kommunikeer.’n Kommunikasieplan is ontwikkel wat mense opvoed oor wat aan die gebeur is. Onderwys bring bewustheid en insluitingvan elk - tot aan die begin van verpligtinge.
3. Projekimplementering
Die taak is nou om die projek tot lewe te bring. Metodes vir die ontwerp van organisasiestrukture moet altyd elemente van implementering insluit. Sonder hulle sal take nie loop nie. Mense word in natuurlike werkgroepe georganiseer wat die nuwe plan, spanvaardighede en die vorming van inisiatiefgroepe aanleer. Nuwe werksrolle word ondersoek en nuwe verhoudings word binne en buite die eenheid gevestig.
Toerusting en tegniese middele word herrangskik. Vergoedingstelsels, prestasieverbeteringstelsels, inligtinguitruiling, besluitneming en bestuurstelsels is verander en aangepas. Sommige hiervan kan vinnig gedoen word. Sommige maatskappye sal dalk meer besonderhede benodig en oor 'n langer tydperk geïmplementeer word.
Riglyne
Organisatoriese ontwerpmetodes voer verskeie besigheidsfunksies uit. Hulle is ontwerp om spesifieke motiewe te bevredig. Daar moet ook gepoog word om die organisasiestruktuur met veranderende behoeftes in lyn te bring. 'n Goeie stelsel vergemaklik nie net kommunikasie nie, maar bring ook doeltreffendheid in verskillende segmente. Daarom, wanneer jy ontwikkel, is dit belangrik om aandag te gee aan die beginsels.
1. Bemoedigende doeltreffendheid
Die ontwerp van die organisasiestruktuur van 'n onderneming sluit 'n paar positiewe elemente vir werknemers in. In reaksie hierop kan jy 'n positiewe reaksie van werknemers kry. Die hoofdoel van die organisasiestruktuur is om doeltreffendheid na die verskillende funksies te bring. Sistematiese werk sal niks aan die toeval oorlaat nie, en elke aksie sal gekoördineer word om dit tot die maksimum uit te voer.
Lede van 'n organisasie streef daarna om die uitset van goedere en dienste uit gegewe hulpbronne te maksimeer. Pogings word aangewend vir 'n sistematiese, rasionele en gekoördineerde poging om verskeie afval en verliese te beheer. Verskeie organisatoriese modelle is ontwikkel om die doeltreffendheid van bedrywighede te verseker. Hulle is vasbeslote om hul doelwitte te bereik.
2. Kommunikasie
Die ontwerp van die organisasiestruktuur van 'n onderneming sluit die oomblik in om kontakte in alle departemente te skep. Kommunikasie is die nommer een probleem in elke organisasie. 'n Goeie struktuur verskaf 'n behoorlike kommunikasiekanaal tussen individue wat in 'n organisasie werk. Die gevestigde rapporteringsverhoudings, en die hiërargie van diegene wat rapporteer, word ook in 'n goeie struktuur aangedui. Daar is 'n behoefte aan 'n horisontale, vertikale en laterale kommunikasieproses, en dit word deur 'n goed beplande struktuur gedoen.
3. Optimale gebruik van hulpbronne
Behoorlike toewysing van hulpbronne help ook met die optimale gebruik daarvan. Die ontwerp van die organisasiestruktuur van die organisasie ken 'n belangriker plek aan die aktiwiteite toe om gemeenskaplike doelwitte te bereik. Gebeurtenisse word volgens hul belangrikheid in die stelsel geplaas, en toepaslike aanbevelings word gemaak om hulpbronne toe te wys. Optimale batetoewysing is noodsaaklik vir besigheidsgroei.
4. Werkstevredenheid
Goeddie ontwerp van die organisasiestruktuur van 'n organisasie verseker dat die pligte en verantwoordelikhede van die verskillende mense wat in die besigheid werk duidelik toegewys word. Werksgeleenthede word volgens hul kennis, ervaring en spesialisasie verdeel. Mense kry kans om hul werk te verduidelik. Wanneer mense binne perke kan werk, sal daar werksbevrediging wees.
5. Kreatiewe denke
Die beginsels van die ontwerp van organisasiestrukture kan die item vrylik beplan en hul werk insluit. Dit laat die individu toe om te dink en nuwe en beter maniere te ontwikkel om die take op hande uit te voer. Die organisasiestruktuur probeer om mense op die plekke te plaas waar hulle die geskikste is. Baie mense het bygedra tot die ontwikkeling van bestuursdenke deur hul kreatiwiteit in 'n spesifieke deel van die maatskappy.
6. Gemak van bestuur
Die beginsels van die ontwerp van organisasiestrukture is ook gebaseer op die optimalisering van hierdie proses. Daar is baie mense wat in die besigheid werk. Hulle funksie moet gedefinieer word en verantwoordelikhede moet toegewys word volgens die vereistes van die organisasie. 'n Goeie struktuur sal help om verhoudings te vestig tussen mense wat in verskillende posisies werk. Die organisasiestelsel is die meganisme waardeur bestuur die aktiwiteite van verskeie individue rig, koördineer en beheer.
'n Goed deurdagte struktuur sal beide die bestuur en die bestuur van die besigheid help. Dit is gewaarborg dat geen aktiwiteit onbewaak gelaat word nie en werk word in verspreivolgens die vermoëns van die persone wat dit uitvoer. Goed deurdagte organisatoriese ontwerpstappe is 'n groot hulpmiddel vir goeie bestuur. Oorweeg hulle.
Ontwerpverhoë
Die stelsel wat geskep word, moet aan die vereistes van die besigheid voldoen. Dit behoort te verseker dat die arbeidsmag optimaal gebruik word en die verskillende funksies behoorlik uitgevoer moet word. Harmoniese verhoudings tussen mense in verskillende posisies is nodig. Strukturele ontwerp is 'n belangrike taak wat noukeurig oorweeg moet word. Hieronder sal die hoofpunte gelys word waarop 'n volledige beplanning ontwikkel word.
Stap 1: Definieer aktiwiteite
Die aksies wat geneem moet word om die firma se doelwitte te bereik, moet gedefinieer word. Dit word ook vereis om die funksies te definieer wat uitgevoer moet word om verskeie doelwitte te bereik, en die aksies wat met hierdie funksies geassosieer word. Sonder hierdie stadium van die ontwerp van die organisasiestruktuur, sal bestuurders nie die gewenste resultaat kan kry nie.
Die hoofaktiwiteite word in 'n aantal subtipes van elke bedryf verdeel. Wanneer spesies gedefinieer word, moet in gedagte gehou word dat nie een van hulle duplisering van aktiwiteite vrygespring het nie, en die verskillende funksies word op 'n gekoördineerde wyse uitgevoer.
Stap 2: Groeperingsaktiwiteite
Nu verwante en soortgelyke aktiwiteite word vir departemente en nywerhede gegroepeer. Koördinasie tussen aktiwiteite kan slegs bereik word deur behoorlike akkumulasie. Gegroepeerde aansigteaktiwiteite kan aan verskillende posisies toegewys word. Om aanwysings aan individue te gee, skep gesag en verantwoordelikheid. Hierdie faktor in die ontwerp van organisatoriese strukture laat jou toe om die belangrikheid van 'n spesifieke werknemer te verhoog. Gesag word na die laer vlakke van verskeie departemente gedelegeer en verantwoordelikhede word gevestig.
Fase 3: Delegering van gesag
Delegering is 'n administratiewe proses waar mense iets anders doen deur hulle verantwoordelik te maak. Wanneer verskillende poste in 'n organisasie geskep word, word daardie individue 'n werk toegewys. Om die werk gedoen te kry, het jy gesag nodig. Owerhede word aan verskillende persone gedelegeer in ooreenstemming met die verdeling van verantwoordelikheid. Die finale stadium van die ontwerp van die organisatoriese bestuurstruktuur moet dit duidelik weerspieël. In die proses van taaktoewysing word gesag in die organisasie geskep, 'n stelsel wat bepaal wie formeel met wie sal kommunikeer.
Kenmerke van 'n goeie stelsel
Die ontwerp van 'n organisasiestruktuur dui daarop dat die geskepde toestel aan die verskillende behoeftes en vereistes van die maatskappy moet voldoen. Daar moet in gedagte gehou word dat elke maatskappy sy eie unieke bestuursvorm het. As ons die kenmerke as 'n geheel beskou, opsommend, sal hulle soos die volgende lyk.
1. Duidelike gesagslyn
Die basiese beginsels van die ontwerp van organisatoriese bestuurstrukture begin met die skepping van 'n basiese hiërargie. Daar moet 'n duidelike gesagslyn van bo na onder wees. Die oordrag van gesag moet in fases en in ooreenstemming met die aard van die opgedra werk uitgevoer word. Alles inorganisasies moet 'n volledige begrip hê van die werk en gesag wat aan 'n bepaalde persoon gedelegeer is. In die afwesigheid van hierdie duidelikheid, sal daar verwarring, dispute en konflikte wees.
2. Voldoende delegering van gesag
Die take van die ontwerp van organisasiestrukture sluit ook 'n bekwame verdeling van verantwoordelikhede in. Delegering van gesag moet in ooreenstemming wees met gevestigde verantwoordelikheid.
As daar nie genoeg krag is om die opdragte taak te ontvang nie, sal die taak nie voltooi word nie. Soms ken bestuurders take aan ondergeskiktes toe sonder om hulle behoorlike gesag te gee, wat dui op 'n gebrek aan besluitneming van hul kant. Onvoldoende opdragte sal probleme vir ondergeskiktes skep omdat hulle dalk nie aan die vasgestelde vereiste kan voldoen nie.
3. Minder vlakke van bestuur
Ontwerpelemente van 'n organisasiestruktuur moet komplekse patrone vermy. Sover moontlik is dit nodig om die bestuursvlakke te verminder, maar binne redelike perke. Hoe groter die aantal van hierdie vlakke, hoe groter is die vertraging in toegang. Die oordrag van besluite van bo na onder sal langer neem.
Net so sal inligting van laer vlakke lank neem om die top te bereik. Die aantal bestuursvlakke hang af van die aard en skaal van bedrywighede. Geen spesifieke aantal strukture kan vir elke probleem gespesifiseer word nie, maar pogings moet aangewend word om dit tot die minimum te beperk. Hierdie optimalisering sal koste vermindertyd.
4. Beheerreeks
Die proses om organisatoriese bestuurstrukture te ontwerp, moet ook oorsigfunksies insluit. Die graad van toesig verwys na die aantal mense wat 'n bestuurder direk kan toesig hou. 'n Persoon moet net tred hou met die aantal ondergeskiktes met wie hy direk kan kommunikeer.
Die aantal mense wat onder toesig gehou moet word, kan nie universeel gestel word nie, want dit sal afhang van die aard van die werk. Pogings moet aangewend word om 'n goed bestuurde groep onder toesig te hou, anders sal daar ondoeltreffendheid en swak prestasie wees.
5. Eenvoud en buigsaamheid
Benaderings tot die ontwerp van organisasiestrukture behoort nie ingewikkeld te raak nie. Jy moet nie onnodige vlakke van beheer byvoeg nie. 'n Goeie struktuur moet dubbelsinnigheid en verwarring vermy. Die stelsel moet ook buigsaam wees om by veranderende behoeftes aan te pas.
Uitbreiding of diversifikasie kan voorkom, wat 'n herklassifikasie van pligte en verantwoordelikhede sal vereis. Die organisasiestruktuur moet nuwe veranderinge kan inkorporeer sonder om die kernelemente aan te pas. Dit sal jou toelaat om nie alle voorheen ingevoerde bepalings te verander nie.
Basiese elemente
Die organisatoriese ontwerpontleding moet die talentontplooiingstrategie van die maatskappy toon. Of hierdie ontplooiing die besigheidsdoel bereik, hang deels af van die sterkte van die algehele interne stelsel. Organisatoriese ontwerp skep werksverhoudings tussen mense, vestig grense van verantwoordelikheid enbepaal wie aan wie aanspreeklik is.
Daar is verskeie maniere om 'n maatskappy te struktureer. Die korrekte beginsels vir die ontwerp van organisatoriese bestuurstrukture spruit uit die behoeftes en aspirasies van die firma. Op grond hiervan bevorder hulle die regte mense.
1. Strategie
Die beste benadering tot organisatoriese ontwerp neem die maatskappy se strategiese planne in ag. Sulke aktiwiteite volg intussen uit die maatskappy se visie. Missie - die rede vir die bestaan van 'n besigheid - die doel daarvan.
Visie is die hoogste prestasie van die maatskappy, die implementering van die take wat gestel is. Alle strategie poog om die visie te verwesenlik, en die organisasiestruktuur moet hierdie pogings ondersteun. Byvoorbeeld, 'n maatskappy wat besluit het om na buitelandse markte uit te brei, kan in geografiese afdelings konsolideer. Veranderinge in strategie vereis 'n bygewerkte strukturele ontwerp
2. Omgewingsfaktore
Die besigheidsomgewing waarin werknemers werk kan nie deur organisatoriese ontwerpers geïgnoreer word nie. 'n Onvoorspelbare, vinnig veranderende stelsel vereis buigsaamheid, aanpasbaarheid en samewerking tussen agentskappe.
In so 'n situasie sal die ontwerp van die organisasiestruktuur van die bestuur van 'n meganiese tipe onderneming die behendigheid en responsiwiteit van die personeel beperk. In plaas daarvan kan ontwikkelaars 'n organiese, horisontale stelsel bou wat die regeringsvlakke gelykmaak en besluitneming desentraliseer. Terselfdertyd laat 'n stabiele omgewing die gebruik van kontroles, goed gedefinieerde take en gesentraliseerde gesag in 'n meganistiese struktuur toe.met sy vertikale vlakke van groeiende krag.
3. Maatskappygrootte
Klein besighede met min mense het dikwels verskillende rolle, is informeel en skryf nie baie reëls nie. Aangesien die maatskappy organies ontstaan, sal dit 'n fout wees om 'n formele, meganistiese struktuur daarop te probeer afdwing. Die ontwerp van die organisasiestruktuur en -stelsel moet in hierdie geval nie noodsaaklike en konserwatiewe elemente van die uitvoer van interne aktiwiteite insluit nie.
Dit sal 'n nuttelose aksie wees. Boonop kan onnodige burokrasie met bedrywighede inmeng. Groot organisasies het meer beheer en toesig nodig. 'n Meganistiese struktuur skep duidelike aanspreeklikheid en aanspreeklikheid en is dus geskik vir maatskappye met groot getalle werknemers.
4. Maatskappy ouderdom
Aan die begin van 'n maatskappy se lewe bied sy klein grootte organiese strukturele eienskappe wat buigsaamheid en behendigheid bevorder. Soos die firma ontwikkel en uitbrei, begin dit:
- meganiseer deur reëls, beleide en prosedures by te voeg;
- stel duidelik gedefinieerde doelwitte;
- implementeer uitgebreide interne beheerstelsels en bevelkettings.
In kort, volwassenheid kweek burokrasie. Hoe ouer die maatskappy, hoe meer waarskynlik is dit dat die interne stelsel onhandelbaar sal word, wat 'n hindernis sal skep vir innovasie, aanpasbaarheid en vinnige reaksies. Die organisatoriese ontwerpproses moet in ag neem die mate waarin die ou maatskappy homself moet herstruktureer om sy te vermindergemeganiseerde stelsel. Andersins kan ernstige bestuurs- en personeelprobleme ontstaan.
Struktuurprojekte
Struktuurontwerpe het hul voor- en nadele, so ontwerpers moet elke stap noukeurig oorweeg. Twee algemene temas hier is funksionele en afdelingsafdelings. Die funksionele struktuur skep departemente volgens aktiwiteite soos produksie, bemarking en finansies.
Gegroepeerde aktiwiteite verhoog doeltreffendheid, maar kan hindernisse tussen departemente skep. Die afdelingstruktuur groepeer mense volgens produk, kliënt of geografiese ligging, en skep effektief klein maatskappye met hul eie bemarkings-, finansiële en vervaardigingsvermoëns. Dit hou departemente gefokus en responsief, maar dupliseer sakeaktiwiteit tussen departemente en binne die maatskappy as 'n geheel.
Beheertipeskema
Die organisasiegrafiek is 'n visuele voorstelling van 'n formele tipe ontwerp. Die plan toon die struktuur van die organisasie, verhoudings en relatiewe vlakke van posisies in elke bedryf. Dit help om die werkplek te organiseer deur die rigting van beheer vir ondergeskiktes uit te stippel.
Selfs 'n klein eenpersoononderneming kan 'n soort organisasiekaart gebruik om te sien watter funksies gedoen moet word. Sulke beplanning en visie struktureer die werk en help om al die take te verwesenlik en ontluikende kommunikasieprobleme op te los.probleme.
Organisasiekaarte bied die volgende voordele:
- Kommunikeer organisasie-, diens- en korporatiewe inligting effektief.
- Stel bestuurders in staat om hulpbronbesluite te neem, verskaf 'n grondslag vir veranderingsbestuur, en kommunikeer operasionele inligting regdeur die organisasie.
- Alles tot die besigheid moet op 'n deursigtige en voorspelbare manier gebeur.
- Verskaf 'n vinnige vervanging vir formele besigheidshiërargieë.
- Vertel vir almal in die organisasie wie vir wat verantwoordelik is en wie aan wie rapporteer.
Daar is natuurlik 'n paar beperkings op organisatoriese ontwerpbeskouings:
- Hulle is staties en onbuigsaam, dikwels verouderd namate ondernemings verander en deur fases van groei gaan.
- Hulle help nie om te verstaan wat werklik in 'n informele organisasie aangaan nie. Die realiteit is dat organisasies dikwels taamlik chaoties is.
- Hulle kan nie die verandering van vaste grense hanteer nie as gevolg van uitkontraktering, inligtingstegnologie, strategiese alliansies en die netwerkekonomie.
In die vroeë stadiums kan 'n besigheid besluit om nie 'n formele organisasiestruktuur te vestig nie. Die firma moet egter bestaan selfs sonder 'n duidelik gedefinieerde plan vir die verloop van ontwikkeling om suksesvol te wees. Die meeste klein besighede vind organisasiekaarte nuttig aangesien dit die eienaar of bestuurder help om groei en verandering in elke bedryf en rigting na te spoor.
Gevolgtrekking
Hierdie ontwerpbenadering lei tot aansienlike verbeterings in kwaliteit, kliëntediens,siklustyd, verminderde omset en afwesigheid, verhoog produktiwiteit van 25 tot minstens 50%. Die goeie nuus is dat die plan vir byna enige tipe en grootte besigheid gebruik kan word. Die tydsduur wat nodig is om die ontwerp te voltooi, wissel na gelang van die aard, grootte en hulpbronne van die firma. Groot en komplekse projekte kan binne dae voltooi word. Klein firmas benodig baie minder tyd en hulpbronne.
